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Studie im österreichischen Mittelstand - Fazit
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Für die Budgetierungsprobleme im Mittelstand gibt es ein breites Spektrum an Lösungsansätzen!
Kritik
Es ist festzuhalten, dass die Kritik tendenziell als wenig bis nicht
relevant beurteilt wurde und hier kein wesentlicher Unterschied, ausgenommen
Probleme im Bereich Überformalisierung, Detaillierung und Flexibilität von Prozessen,
welche von größeren Unternehmungen als relevanter erachtet werden, zwischen
mittleren und großen Unternehmen besteht.
Lösungen
Die vorgestellten Lösungsansätze wurden großteils als geeignet erachtet. Über 80% der
Nennungen entfielen auf geeignet oder sehr geeignet. Ausgenommen von dieser
positiven Bewertung sind Ansätze, welche die Entkopplung der Vergütung und
Dezentralisierung der Ressourcenzuteilung vorsehen.
Über die Hälfte der Befragten gibt an, dass sich die Lösungen bereits im Einsatz, in
Umsetzung oder in Planung befinden. Dadurch erscheint die Einschätzung der Eignung
dieser Lösungen noch gewichtiger.
Konzepte
Die Konzepte, unter deren Namen die aktuelle Diskussion in der Literatur geführt wird,
wie zum Beispiel Beyond Budgeting oder Better Budgeting, sind wenig bekannt.
Lösungsmöglichkeiten für den Mittelstand
Betrachtet man nun die Ergebnisse aus der Erhebung, ergeben sich folgende wesentliche
Probleme in der Budgetierung mittelständischer Unternehmen und die dafür geeigneten
Lösungsansätze um ihnen zu begegnen.
Fortschreibungsorientierung der Prognose
- Analytischer Neuplanung
- Integrierten Prognosen
- Prognosen auf Basis der Prozesskostenrechnung
Am Planungsprozess scheint die Fortschreibungsorientierung der Prognose ein
relevantes Problem zu sein, welchem mit einer Verbesserung der Prognosequalität
mittels analytischer Neuplanung, integrierten Prognosen und Prognosen auf Basis der
Prozesskostenrechnung begegnet werden kann. Letzterer Ansatz baut auf der
Prozessorientierung der Planung auf, welche zwar als sehr geeignet angesehen wird,
jedoch noch selten umgesetzt ist.
Zielinkonsistenz zwischen verschiedenen Bereichen
- Etablierung einer Netzwerkorganisation
- Relativ autonomen Mitarbeitern
- Verbesserung der Strategievorgaben
- Vermehrte Unterstützung durch Planungswerkzeuge
Die Zielinkonsistenz zwischen verschiedenen Bereichen ist ein weiteres Problem im
Prozess der Budgetierung, deren Relevanz mit der steigenden Dezentralisierung der
Organisationsstruktur zunimmt. Ein akzeptierter Ansatz diesem Problem Herr zu
werden ist die Etablierung einer Netzwerkorganisation mit relativ autonomen
Mitarbeitern, welche partnerschaftlich und mit gemeinsamen Zielen zusammenarbeiten.
Dieser Ansatz ist zwar durchaus als Lösung akzeptiert, wird aber nur von wenigen
Mittelständlern auch umgesetzt. Eventuell ist vielen Unternehmen nicht bewusst, dass
diese Netzwerkstruktur, welche vor allem in kleinen Unternehmen anzutreffen ist,
bereits vorhanden ist. Eine weitere Lösung ist die Verbesserung der Strategievorgaben
und die vermehrte Unterstützung durch Planungswerkzeuge. Auf diese beiden Ansätze
wird in weiterer Folge näher eingegangen.
Mangelnder Lerneffekt aus Abweichungen
- Roulierende Forecasts
- Früherkennungssysteme auf Basis von Indikatoren
- Situationsbezogene, schnell verfügbare Vorschauinformation
- Integration der Strategieplanung
Der mangelnde Lerneffekt aus Abweichungen ist ein weiteres Problem im
Planungsprozess, welchem mit aussagekräftigen Berichten, seien es roulierende
Forecasts, Früherkennungssysteme auf Basis von Indikatoren oder situationsbezogene,
schnell verfügbare Vorschauinformation begegnet werden kann. Diese Vorgehensweise
ist in relativ vielen Unternehmen bereits umgesetzt. Eine weitere Möglichkeit ist die
Integration der Strategieplanung zur Prüfung und Bewertung der Strategie. Mit dieser
Rückkopplung ist ein Lerneffekt auch auf der Ebene der Strategieplanung möglich.
Fehlende strategische Vorgaben
- Vorgaben durch relative und marktorientierte Ziele
- Planungskonferenzen mit allen Beteiligten der operativen und strategischen Planung
- Konkretere Vorgaben für die Budgetierung durch Anwendung von Konzepten wie der Balanced Scorecard oder auf Basis des Value Based Managements
Im Bereich Input für die Budgetierung sind fehlende strategische Vorgaben eines der
relevantesten Probleme. Die Bedeutung dieses Themas nimmt mit steigender
Wettbewerbsintensität zu. Eine akzeptierte Lösung ist die Verbesserung dieser
Vorgaben durch relative und marktorientierte Ziele, Planungskonferenzen mit allen
Beteiligten der operativen und strategischen Planung, konkretere Vorgaben für die
Budgetierung durch Anwendung von Konzepten wie der Balanced Scorecard oder auf
Basis des Value Based Managements für die Transformation der Strategie in operative
Pläne.
Fehlen motivationsoptimaler Zielhöhen
- Formulierung relativer und anpassbarer Ziele
- Verwendung benchmarkorientierter Ziele
Am Element Output wird das Fehlen motivationsoptimaler Zielhöhen als Problem
beurteilt, welchem mit der Formulierung relativer und anpassbarer und auch
benchmarkorientierter Ziele entgegen gewirkt werden kann.
Dominanz finanzieller Vorgaben & fehlende Steuerrelevanz von Kennzahlen
- Einsatz nicht finanzieller Planungsgrößen
- Einsatz der finanziellen Ebene vor gelagerten Größen
- Aussagekräftige Berichte mit zur Steuerung wichtiger Information
Auch die Dominanz finanzieller Vorgaben wird als problematisch erachtet. Hierzu wird
die Lösung, durch vermehrten Einsatz nicht finanzieller Planungsgrößen wie
Prozesszeiten, Qualitäten und Durchlaufzeiten, als geeignet beurteilt.
Die fehlende Steuerrelevanz von Kennzahlen, welche ein weiteres wesentliches
Problem darstellt und mit der Intensität des Wettbewerbs an Bedeutung gewinnt, kann
auch durch den Einsatz dieser der finanziellen Ebene vor gelagerten Größen verbessert
werden. Aussagekräftige Berichte, wie oben beschrieben, können auch hier helfen zur
Steuerung wichtige Information zu liefern. Die Wichtigkeit der Relevanz zur Steuerung
ist auch wesentlich vom Empfänger der Information abhängig und wird besonders von
Geschäftsführern, Abteilungsleitern und Controllern als sehr wichtig erachtet. Hier
muss auch auf die Anforderungen der Empfänger des jeweiligen Berichts Rücksicht
genommen werden.
Fehlende Kontrolle und Bewertung der Strategie durch die operative Planung
- Integration der Strategieplanung und Budgetierung
Die fehlende Kontrolle und Bewertung der Strategie durch die operative Planung kann
durch die bereits erwähnte Integration der Strategieplanung und Budgetierung
durchgeführt werden.
Kognitive Verzerrungen, langsamer & ineffizienter Budgetierungsprozess
- Unterstützung der Planung durch Planungswerkzeuge
- Bereitstellung des nötigen Know-Hows für die Planung in Form von Modellen und Methoden
Sehr geeignet wird auch die vermehrte Unterstützung der Planung durch
Planungswerkzeuge und die Bereitstellung des nötigen Know-Hows für die Planung in
Form von Modellen und Methoden angesehen. Dies kann viele Probleme, wie auch die
kognitiven Verzerrungen, welche vor allem bei der Planung mit nicht geeigneten und
wenig standardisierten Systemen wie Excel-Sheets auftreten, mindern. Somit wird die
Budgetierung schneller und effektiver.
Das Problem fehlender systematischer Auswahlprozesse für die richtigen Systeme wird
erst mit steigender Komplexität des Unternehmens, also vermehrt in Großunternehmen,
relevant.
Es sei noch erwähnt, dass die Ansätze der Entkopplung von Vergütung und
Zielerreichung und die Dezentralisierung der Ressourcenzuteilung beim Mittelstand auf
kaum positive Resonanz stoßen. Diese beiden Ansätze werden als nicht geeignet
angesehen.
Ein weiterer Punkt ist, dass die oft kritisierte Überformalisierung der Planung und ein
zu hoher Detaillierungsgrad der Berichte und Vorgaben im Mittelstand eine
untergeordnete Rolle spielen.
Die Kritik an unflexiblen Zielen ist von der Wettbewerbsintensität abhängig und wird
im Durchschnitt auch als eher nicht relevant angesehen.
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